Les entraîneurs et les membres du personnel au banc ont la possibilité de soumettre des demandes de permis de voyage lorsqu'ils sont connectés au site Web d'eHockey de leur équipe. Une fois que c'est fait, tout utilisateur du HCR avec le rôle approprié d'administrateur des voyages d'équipe devrait recevoir une notification par courriel avec un lien à cliquer pour lui permettre de voir, approuver ou refuser un permis de voyage. Il existe plusieurs façons pour qu'un utilisateur du HCR avec les rôles appropriés puisse voir la demande.
Notifications par courriel
Les notifications par courriel pour les permis de voyage seront seulement envoyées aux utilisateurs du HCR qui sont inscrits pour recevoir les notifications. Lorsque vous recevez une notification par courriel vous avisant qu'un utilisateur du HCR a soumis une demande de permis de voyage, l'objet du courriel sera :
(TEAM NAME) Travel Permit Request Notice / (NOM DE L'ÉQUIPE) Avis de demande de permis de voyage (ehockeyusername@gmail.com)
Le corps du message contiendra le nom de l'équipe, le nom d’utilisateur d'eHockey soumettant la demande et un lien à cliquer pour lui permettre de voir, approuver ou refuser un permis de voyage. Voici un exemple :
*Cette méthod vous permet de voir, approuver ou refuser cetter demande de permis de voyage en particulier.
Recherche de permis de voyage du profil d'équipe
Lorsque vous êtes sur la page de profil de l'équipe, vous pouvez afficher la demande de permis de voyage en cliquant sur l'onglet Divers à gauche de la page. Ouvrez-le en cliquant sur Ouvrir à la droite.
Recherche de permis de voyage dans le HCR
En plus d'être avertis par courriel, les utilisateurs du HCR qui ont le rôle d'utilisateur approprié pour les permis de voyage peuvent également chercher toute demande de voyage d'équipe en cliquant sur Équipes avant de cliquer sur Recherche de permis de voyage.
Cette méthode de recherche permet de chercher plusieurs permis de voyage pour n'importe quel organisme à n'importe quel niveau d'organisme. Les critères de recherche incluent la section de l'Organisme, et puis les renseignements dans la section Général comme la saison, la catégorie, la classe et le statut (En attente, Rejetée, Approuvée) et finalement, il est possible d'entrer les dates précises ou une échelle de dates.
Une fois qu'une liste est générée, vous aurez deux options pour procéder.
- Vous pouvez définir un statut comme lot, ce qui veut dire que vous pouvez sélectionner plusieurs demandes de permis de voyage en cochant la case à la gauche de chaque permis et les régler à En attente, Approuvé ou Refusé, avant de cliquer sur Définir comme lot.
- Cliquez sur Voir du côté droit d'un permis de voyage individuel pour ouvrir ce permis et ajouter des notes ou définir le statut.
*Vous pouvez encore voir des demandes individuelles de permis de voyage une fois que vous avez défini un statut comme lot.
En voyant des demandes individuelles de permis de voyage, un utilisateur du HCR avec les rôles administratifs pour approuver, refuser ou définir le statut à En attente peut également laisser des notes sur la demande dans la section de connexion de la demande et cliquer sur Ajouter une note. Cela ne changera pas le statut de la demande à moins que vous cliquiez sur Approuver ou Rejeter et la note demeurera sauvegardée. Un administrateur peut également Supprimer la demande de permis de voyage si elle a été créée par erreur.