Accéder à la DIM

Seul le personnel du centre d’assistance peut activer le système de déclaration d'incidents lors d'un match (DIM) pour une division provinciale. Si vous êtes un administrateur de division provinciale, veuillez soumettre un billet au centre d’assistance pour faire une demande d'activation pour votre division provinciale. Une fois le système activé, vous pouvez accéder aux paramètres de configuration dans l'onglet d'eHockey du profil de l'organisme de votre division provinciale. Vous configurez tous les paramètres, les organismes et les listes de distribution par courriel dans le profil individuel de l'organisme pour votre division provinciale et non à aucun autre profil d'organisme. Ces paramètres n'apparaîtront pas à d'autres profils de l'organisme sous votre division provinciale.



Paramètres de la DIM

Champ additionnel

Vous pouvez configurer un champ additionnel (ou personnalisé) pour l'officiel qui remplit la déclaration pour chaque incident dans sa déclaration (par défaut, c'est le champ Note). Le nom peut être modifié pour n'importe quoi et vous pouvez le rendre obligatoire en sélectionnant la case à cocher Requis. (D'autres exemples de noms pour ce champ pourraient être Autre, Code, Détails ou Révision.) Il s'agit d'une boîte de texte qui apparaît à l'ajout d'un incident à la déclaration où l'officiel peut entrer n'importe quoi.




Configuration des organismes disponibles pour les équipes d'un match

Comme lorsqu’un officiel soumet une déclaration d'incidents lors d'un match, il est requis d'entrer les informations sur l'équipe visiteuse et l'équipe locale, y compris d'entrer l'organisme de niveau 5 (habituellement une AHM) à laquelle l'équipe appartient, comme il est montré ci-dessous.        



Les organismes sélectionnés pour les équipes dans la déclaration détermineront à qui envoyer un courriel dans cette chaîne d’organismes et seulement pour les équipes qui ont un incident déclaré. Lorsqu’un officiel déclare un incident pour cette équipe/cet organisme, tous les destinataires de cette chaîne d’organismes (district, région et division provinciale) concernés par cette infraction et la division, catégorie et classe de ce match recevront la déclaration par courriel. Si l’organisme de l'équipe est réglé à « À l'extérieur de » (comme montré ci-dessus), signifiant qu’il se trouve en dehors de votre division provinciale, la déclaration sera seulement envoyée à une liste de distribution configurée précisément pour des équipes en dehors de la division provinciale, comme il sera expliqué plus loin.


Pour configurer les organismes qui apparaîtront dans les menus déroulants des équipes locale et visiteuse, cliquez sur le lien « Configurer les organismes et les listes de distribution par courriel ».



La page principale de configuration du système de déclaration d'incidents lors d'un match apparaît. Sauf dans le champ additionnel du profil de l'organisme et contrairement à la version précédente du système de DIM, où vous deviez avoir accès à chaque profil individuel pour configurer les listes de distribution par courriel dans l'onglet d'eHockey, cette page est l'endroit où vous traitez toutes les configurations de DIM.



Sélectionnez les organismes que vous voulez voir apparaître dans la page de DIM d'eHockey pour les équipes des matchs. Les sélections sont sauvegardées automatiquement. L'option « À l'extérieur de » [Nom de l'organisme] s'affichera toujours et vous ne pouvez pas la désélectionner.


À titre d'exemple, si vous sélectionnez un seul district et son AHM en dessous, comme illustré ci-dessous, seules ces AHM s'afficheront dans le menu déroulant de l'organisme pour les équipes d'eHockey.





Configuration des listes de distribution par courriel

Une fois que vous avez sélectionné les organismes disponibles, vous pouvez configurer leurs listes de distribution. Vous pouvez seulement configurer les destinataires de courriels pour les organismes que vous avez rendu disponibles et vous pouvez les configurer pour tout niveau d'organisme.


Une liste de distribution est simplement tous les destinataires que vous avez configurés pour un organisme en particulier.


Vous pouvez configurer chaque destinataire pour recevoir des déclarations basées sur :

  • l'infraction ou
  • la division, la catégorie et la classe du match


Par exemple, vous pouvez configurer un destinataire pour recevoir des déclarations pour TOUTES les d’infractions ou pour seulement une infraction. Vous pouvez aussi le configurer pour recevoir des déclarations pour TOUTES les divisions, TOUTES les catégories et TOUTES les classes ou pour une division, catégorie ou classe en particulier.


Pour configurer la liste de distribution par courriel d'un organisme sélectionné, peu importe son niveau, cliquez sur le nom de l'organisme. Vous devez aussi configurer une liste de distribution pour l'option « À l'extérieur de l'[organisme] » qui apparaît par-dessus votre structure régulière d'organisme. Un volet apparaîtra du côté droit de la page. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouveau destinataire.


Une fois que vous cliquez sur Ajouter, une boîte de dialogue apparaîtra pour que vous puissiez entrer l'adresse électronique du destinataire, ainsi que l'infraction, la catégorie, la division et la classe. Vous pouvez sélectionner TOUTES pour chaque menu déroulant et ce destinataire recevra TOUTES les déclarations soumises.



Il est important de noter que vous pouvez seulement configurer les menus déroulants d'un destinataire pour TOUTES les valeurs ou une valeur en particulier. En d'autres mots, vous ne pouvez pas configurer un destinataire pour recevoir seulement les incidents relatifs au bantam et à l'atome et aucune autre division par exemple. Cependant, vous pouvez ajouter le même destinataire plus d'une fois à votre liste pour cet organisme pour répondre à ce besoin. Même si le même destinataire (adresse électronique) apparaît plus d'une fois à la liste, il recevra le courriel une seule fois.


Par exemple, si John Smith (jsmith@smallvillemha.ca) doit recevoir toutes les déclarations d'incidents relatifs au bantam et à l'atome, mais à aucune autre division, vous l'ajouterez deux fois à la liste des destinataires : une fois pour le bantam et une fois pour l'atome, comme illustré ci-dessous :



La même chose s'applique aux infractions ou à la catégorie et à la classe du match.


Vous pouvez aussi éditer ou supprimer les destinataires en cliquant sur les boutons appropriés.



Listes de distribution par courriel à plusieurs niveaux d'organisme

Comme il a été mentionné précédemment, vous pouvez ajouter des destinataires à tout niveau de l'organisme. Une fois qu'un officiel soumet une déclaration d'incidents lors d'un match, il enverra les incidents à tous les destinataires correspondants de la chaîne d'organismes de l'équipe marqués par l'incident.


Par exemple, si un officiel déclare un incident pour une équipe de Smallville MHA, tous les destinataires correspondants de l'organisme de Smallville MHA et les destinataires correspondants dans leur district, de la région et de la division provinciale recevront la déclaration par courriel.


Désactiver un organisme d'une liste de distribution


Si pour toute raison vous ne voulez plus voir un organisme s'afficher, que vous le désélectionnez et qu'il contient des destinataires de courriel, ces derniers ne sont pas perdus. Désélectionner un organisme qui a une liste de distribution fera en sorte que ces destinataires ne recevront plus de courriels. Si vous réactivez cet organisme plus tard, les destinataires s'afficheront à nouveau et commenceront à recevoir des courriels pour de nouvelles déclarations soumises à l'avenir.