Comment partager un participant entre deux divisions provinciales


Comme vous le savez, un partage de participant entre les divisions provinciales ne peut être fait automatiquement avec un transfert interdivision régulier du HCR et nécessite l’intervention du centre d’assistance pour partager ce participant dans le HCR.

Les procédures suivantes ont été mises en place pour assurer :

  • qu’un partage se fasse correctement avec l’approbation des deux divisions provinciales
  • qu’un enregistrement approprié de ce mouvement/partage soit créé et offert dans le HCR 


Voici les procédures à suivre :

  1. L’association ou la division provinciale demande un transfert interdivision régulier dans le HCR
  2. Une « note » est ajoutée au transfert par l’une ou l’autre des divisions provinciales pour faire une demande de partage avec au moins les informations suivantes :  
    • avec quelle association devrait-elle être partagée
    • quelle association devrait être identifiée comme étant primaire 
  3. Le transfert interdivision est approuvé et complété comme un transfert régulier, mais avec une « note » de la division indiquant son accord pour ce partage. Cette « note » indiquant l’accord de la division assure que les deux divisions provinciales sont au courant de ce partage (que ce n’est pas seulement un autre transfert interdivision régulier qui est approuvé), qu’elles sont d’accord sur cela et qu’il y a un enregistrement de cet accord dans le HCR.
  4. Une fois le transfert approuvé et complété, la division envoie un courriel au centre d’assistance afin de demander que le partage se fasse. Ce courriel doit inclure les informations suivantes : 
    • le participant/transfert en question (un lien vers un profil de participant ou un transfert peut être fourni)
    • avec quelle association devrait-elle être partagée
    • quelle association devrait être identifiée comme étant primaire 
  5. Le centre d’assistance procédera aux changements à l’association d’un participant seulement si : 
    • une division en fait la demande (pas une association)
    • le transfert interdivision a une note avec les détails de partage à entrer par une division
    • le transfert interdivision est déjà approuvé 
  6. Le centre d’assistance répondra au courriel en incluant les deux divisions provinciales. 

 

Pour toute question ou préoccupation à l’égard de ce processus, veuillez soumettre un ticket avec l'assistance technique.