Qui amorce/lance des demandes de transfert ?

Le transfert est TOUJOURS lancé par l’association qui fait la demande (ou nouvelle), peu importe le type de transfert. En d’autres mots, l’association dans laquelle le participant sera « transféré » va lancer le processus de transfert. Cela ne peut être fait autrement.


Comment lancer un transfert

Pour faire la demande de transfert d’un participant d’une association, cliquez sur « Participants » dans le coin gauche supérieur du HCR pour accéder au menu des participants et cliquez sur « Transférer un participant » sous « Transferts » dans le menu.



Pour lancer un transfert, vous DEVEZ connaître le nom complet et la date de naissance du participant (ou seulement son numéro d’identification au hockey) avant de commencer. Vous ne pouvez lancer un transfert avec seulement des informations partielles. Le HCR a besoin de ces renseignements pour trouver correctement le participant dans la base de données.



Lancement d’un transfert – étape 1

Il existe deux façons de lancer un transfert :

  • Avec un numéro d’identification au hockey
  • Avec un prénom/nom de famille et une date de naissance

Entrez toute information que vous avez dans la zone de texte appropriée, sélectionnez l’organisme (association) et cliquez sur le bouton « Trouver le participant ». Si rien n'est fourni, vous recevrez un message d'erreur.




Contrairement à la recherche de participant, vous ne pouvez faire une « recherche partielle ». Vous devez entrer le nom complet. L’information que vous fournissez DOIT correspondre EXACTEMENT à celle dans la base de données.


Si vous avez accès à plus d’une association, n’oubliez pas de sélectionner l’organisme (association) à laquelle le participant est transféré!



Lancer un transfert - Participant introuvable !

Si le HCR ne trouve pas de participant, essayez à nouveau en cliquant sur le bouton de la page précédente de votre navigateur pour retourner au premier écran.

  • Essayez d’autres épellations du nom, comme des surnoms, etc. Souvenez-vous que l’information doit correspondre exactement à celle que vous entrez. 
  • Essayez d’alterner le mois et le jour dans la date de naissance du participant, si possible, puisque plusieurs dates de naissance sont incorrectes en raison d’erreurs d’entrée de données.
  • Essayez la date de naissance 1900-01-01 puisque plusieurs participants qui sont venus de différents systèmes n’avaient pas de date de naissance. Plusieurs entraîneurs ont cette date de naissance. 
  • Il est possible que le participant ait un nom de famille différent dans le HCR, comme celui de sa mère par exemple.


Si le HCR n’arrive toujours pas à trouver le participant et que vous avez essayé toutes les options possibles auxquelles vous avez pensé, NE CRÉEZ PAS UN NOUVEAU PARTICIPANT SI LE PARTICIPANT EST CENSÉ ÊTRE DANS LA BASE DE DONNÉES! Veuillez communiquer avec le centre d’assistance et il vous aidera à trouver le participant pour vous.


Lancer un transfert – étape 2

Lorsque le dossier du participant sera trouvé, l’écran montré ci-dessous apparaîtra.




Si plusieurs résultats sont trouvés, une liste apparaîtra pour que vous choisissiez quel profil de participant vous souhaitez transférer.




Cliquez sur le bouton « Transférer le participant » pour vous rendre à la prochaine étape.


Lancer un transfert - Participant déjà en transfert

Il est possible que le participant soit déjà en transfert. Le cas échéant, le HCR vous avertira et vous ne serez pas en mesure d’aller de l’avant jusqu’à ce que le transfert soit terminé.


Lancer un transfert – étape 3

Si le participant n’est pas déjà en transfert, le HCR montrera ses informations à nouveau et vous demandera de créer le transfert.


Le bouton pour créer le transfert sera soit « Créer un transfert interassociation » ou « Créer un transfert interdivision »





Lancer un transfert – étape 4

Pour la dernière étape, entrez l’information pour le transfert dans le formulaire prévu à cet effet. Vous n’êtes pas tenu d’entrer chaque détail du transfert (paragraphe, en appel, etc.). Remplissez seulement les champs requis par votre division provinciale pour ce transfert.


Les transferts interassociations et les transferts interdivisions viennent presque toujours avec le même formulaire. La différence est dans les organismes montrés. Dans un transfert interdivision, vous voyez Nouvelle division provinciale et Ancienne division provinciale, alors que dans un transfert interassociation, l’accent est mis sur l’ancienne et la nouvelle association.


Cliquez sur « Créer un transfert interassociation » ou « Créer un transfert interdivision » si vous avez terminé.


Une fois que vous aurez appuyé sur le bouton « Créer un transfert », vous serez redirigé vers la page principale « Approbation de transfert ».


La page « Approbation de transfert » vous montre la même information que les étapes que vous avez franchies pour lancer ce transfert, mais comprend aussi la section « Étapes du processus » qui vous montre les étapes d’approbation requises pour effectuer un transfert.




Qu'arrive-t-il une fois que le transfert est lancé ?

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Créer un transfert... », un avis de transfert est envoyé par courriel au premier utilisateur(s) qui a besoin de prendre une action au transfert. Le courriel contient un lien vers la même page de visualisation du transfert.


Dans l’exemple du transfert interdivision dans l’image ci-dessous, un courriel a été envoyé à la personne qui approuve le transfert interdivision dans la division provinciale « Hockey Newfoundland and Labrador ». Celle-ci devra cliquer sur le lien de la page de visualisation du transfert, vérifier que tout est en ordre et cliquer sur « Réviser » pour approuver le transfert. Une fois que cela est fait, un autre courriel sera envoyé au prochain « organisme » qui doit faire l’approbation (« Hockey Canada Training Branch »). Ce dernier suivra à son tour le même processus pour donner une approbation finale au transfert.






Le participant fait maintenant partie de sa nouvelle association.