Vous trouverez l'onglet VCJ du côté gauche du profil de participant.


Ajouter une VCJ à un participant

Cliquez sur Ajouter dans l'onglet VCJ au profil de participant.

Organisme de la VCJ

À partir de là, vous devez sélectionner l'organisme dans lequel les documents et reçus physiques de la VCJ seront conservés et stockés.

L'organisme que vous sélectionnez ici n'a aucun effet sur la validité ou l'expiration de la VCJ. L'organisme se veut seulement une indication d'où les documents et reçus physiques sont entreposés et de qui gère physiquement les VCJ pour les participants inférieurs.
  • Seul l'organisme qui gère et stocke les fiches physiques de VCJ dans l'organisation devrait pouvoir ajouter des VCJ pour les participants. Seul cet organisme peut éditer ou supprimer des VCJ. 
  • Vous ne pouvez pas ajouter des VCJ au nom des autres organismes où vous n'avez pas d'accès physique aux documents des VCJ. 
  • L'organisme des VCJ du participant n'a pas besoin de correspondre à l'organisme du participant, soit primaire ou autrement.  

Par exemple, si le participant se trouve dans l'AHM de Smallville, mais que l'organisme du district de l'AHM de Smallville s'occupe de recevoir les VCJ des participants et reçoit les documents, l'organisme de la VCJ serait celui du district et non l'AHM de Smallville.
  1. Sélectionnez l'organisme dans lequel les documents et reçus physiques de la VCJ seront conservés et stockés.
  2. Choisissez le TYPE (VCJ, VAPV, ou Déclaration)
  3. Choisissez une date d'émission. Cette date est utilisée pour calculer la date d'expiration basée sur la politique de filtrage de l'organisme établie sur la page de profil de l'organisme. Voyez la solution des Politique de filtrage des VCJ pour plus de renseignements.
  4. Sélectionnez un statut pour cette entrée de la VCJ. Ces statuts servent strictement à des fins de suivi. Ce statut n'affecte pas la validité des VCJ. Par exemple, une VCJ « En attente » ou « En attente (reçu obtenu) » sera encore considérée une VCJ valide tant qu'elle ne sera pas expirée.

Cliquez sur Ajouter pour ajouter une entrée de VCJ une fois que vous avez faites vos sélections.

2016-10-26_13-14-46.jpg

Une fois que l'entrée de VCJ est créée et ajoutée, elle sera visible à partir de l'onglet de la VCJ au profil de participant. 

Pour chaque inscription, vous verrez :
  • Type (VCJ/VAPV/Déclaration)
  • Statut (En attente, En attente (reçu obtenu), complétée)
  • Date d'émission
  • Les dates d'expiration de chaque organisme auquel appartient le participant sont basées sur les exigences de l'organisme
  • L'organisme où les documents de la VCJ sont conservés
  • Créé par/dernière mise à jour par section

blob1478132865017.png

Éditer ou supprimer une VCJ

Si vous avez les droits appropriés, vous aurez les boutons Éditer et Supprimer à côté de chaque fiche qui a été entrée dans votre organisme, comme vous pouvez le voir ci-dessous. Vous pouvez SEULEMENT éditer ou supprimer les VCJ au sein de votre organisme peu importe l'organisme du participant. Par exemple, si vous êtes l'AHM DE SMALLVILLE et qu'un participant a une VCJ avec AHM ACME, vous ne pouvez modifier ou supprimer la VCJ de l'ACME même si le participant fait partie de l'AHM DE SMALLVILLE. Toute VCJ ou VAPV effectuée dans une province est valide partout au Canada et elle suit le participant. Donc, la VCJ de l'AHM ACME est valide dans l'AHM SMALLVILLE tant qu'elle n'est pas expirée.

blob1478133212696.png

Cliquer sur le bouton Éditer vous amènera la même fenêtre qui apparaît lorsque vous créez une VCJ/VAPV, où vous pouvez éditer l'organisme, le type, la date d'émission et le statut.

Cliquer sur le bouton Supprimer vous mènera là où vous pouvez confirmer la suppression. Cliquez sur OK ou Annuler.