Qu’est-ce qu’une dispense dans le HCR?

Une dispense dans le HCR est un document juridiquement contraignant qui peut être configuré à n’importe quel niveau du bureau. Les participants et les parents ou tuteurs peuvent répondre à ces dispenses lors de l’inscription des participants au hockey par l’intermédiaire de l’inscription en ligne. À l’avenir, ces mêmes dispenses seront utilisées dans eHockey.


* Les dispenses ne doivent contenir que des termes juridiques et elles ne doivent inclure aucune directive ou instruction propre au processus d’inscription en ligne.


Comment accéder aux dispenses dans le HCR

À partir de votre profil d’organisme, cliquez sur le petit bouton Menu en haut, à droite de la page.



Cela vous mènera vers la page d’administration des dispenses où vous pourrez créer et configurer vos dispenses.



Créer une dispense dans le HCR

Cliquez sur « Ajouter » pour créer une nouvelle dispense.



Vous serez alors dirigé vers la page des dispenses. Vous trouverez deux onglets vous permettant d’entrer la dispense dans les deux langues officielles et où vous pourrez entrer :

  • Un numéro de révision
  • Le titre de la dispense
  • Le texte de la dispense
  • Le texte pour la réponse
  • Les réglages pour la case à cocher de la réponse



Révision

Au même titre qu’un numéro de version, c’est le texte que vous fournissez qui détermine de façon unique la version de l’énoncé juridique de la dispense. Cette révision devrait être changée chaque fois que l’énoncé juridique de la dispense change (champ du texte de la dispense) et elle devrait correspondre aux révisions de tout matériel imprimé contenant le même énoncé de la dispense.


C’est à vous qu’il revient de configurer différents numéros de révisions. Nous vous recommandons de garder le tout le plus simple possible. Voici quelques exemples :

  • 1.0, 1.1, 1.2, etc.
  • 1a, 1b, 1c, 2a, 2b, etc.
  • 1, 2, 3, etc.



Par exemple, si vous acceptez des inscriptions sur papier comprenant une dispense signée et que vous souhaitez la saisir dans le HCR, vous devrez vous assurer que la révision de dispense dans le HCR que vous ajoutez aux participants correspond à la version papier. Votre version papier doit également inclure un numéro de révision correspondant à celui du HCR. Ainsi, si un parent répond à la révision 1.2a, mais que votre révision la plus récente est la version 1.3b dans le HCR, vous devez pouvoir enregistrer la réponse sous la forme 1.2a et non 1.3b. Le HCR vous permettra de choisir la révision de dispense à laquelle le parent a répondu.


Titre de la dispense

Ici, vous pouvez entrer le titre de votre dispense. Il n’est pas nécessaire d’inclure le nom de votre organisation dans le titre. Cela devrait être aussi simple que « Politique de confidentialité », comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous, ou ces exemples :

  • Code de conduite
  • Politique de confidentialité
  • Entente avec le club
  • Consentement et libération



N’ajoutez pas de mots comme « IMPORTANT! » ou « Veuillez lire » ou « À lire attentivement » à votre titre. Encore une fois, puisqu’il s’agit d’un document juridiquement contraignant, nous vous recommandons de le nommer de manière appropriée.


Texte de la dispense

C’est ici que vous ajoutez le libellé juridique de votre dispense ou entente. Vous pouvez le formater comme bon vous semble avec cet éditeur. Cliquez sur l’icône « Prévisualisation » (œil) dans la barre d’outils de l’éditeur pour visualiser à quoi votre texte de dispense ressemblera.


Si votre libellé juridique change, vous devez mettre à jour votre révision. Le HCR ne vous demandera PAS de changer la révision. Modifiez la révision seulement lorsque l’énoncé change et non lorsque survient une modification de la mise en forme comme du texte en gras ou en italique, les en-têtes, la couleur, etc.



Texte pour la réponse

C’est le texte qui apparaît à côté de la case à cocher. Ici aussi, nous vous recommandons de garder le tout le plus simple possible. Voici des exemples : « Je suis d’accord », « J’accepte », « J’accepte de recevoir de telles informations », etc.



Modifier les dispenses dans le HCR et les réviser

Si vous apportez des modifications au texte de la dispense, vous serez invité à saisir une confirmation de modification lorsque vous cliquerez sur Enregistrer. Il faut ajouter une description pour expliquer la ou les modifications que vous avez apportées.     



Réglages pour la case à cocher de la réponse

Ces réglages déterminent comment gérer la case à cocher de la réponse.


* Tenez compte des règles de participation dans votre région (c.-à-d. la loi provinciale).

 

Cochée par défaut : La case à cocher sera automatiquement cochée et l’utilisateur pourra la décocher si ce n’est pas nécessaire. Attention! Si le texte de réponse est « J’accepte » ET que la case à cocher est cochée par défaut, l’utilisateur doit la décocher pour retirer son consentement.

La coche est requise : La case à cocher DOIT être cochée afin de terminer le processus d’inscription.



Après avoir ajouté un numéro de révision, un titre, un texte et un texte de réponse, et défini les réglages de la case à cocher, vous pouvez cliquer sur Ajouter pour ajouter cette dispense à votre liste de dispenses. 


Activer une dispense

Une fois sauvegardée, la dispense paraîtra comme inactive. Vous devez cliquer sur le bouton à bascule pour le faire basculer d’Inactive à Active.  



Lorsqu’elle paraît en vert et que la bascule indique Active, elle paraîtra pendant le processus d’inscription en ligne.



Pendant l’inscription en ligne

Lorsque les parents ou tuteurs inscrivent les participants en ligne, ils seront invités, vers la fin du processus, à répondre à toutes les dispenses dans la chaîne administrative de votre organisme, comme celles de votre organisation et de votre membre, ainsi que les dispenses de Hockey Canada. Ils sont tenus de répondre à ces dispenses pour chaque participant qu’ils inscrivent, même s’ils font partie du même panier.



Lorsqu’ils cliqueront sur Continuer, ils accéderont à la page suivante sur laquelle paraît le sommaire des dispenses qu’ils doivent revoir avant de passer à la caisse. Les parents ou tuteurs peuvent voir le bureau, le titre de la dispense, le texte de la réponse et la réponse en majuscules.        



Ils peuvent ensuite passer à la caisse ou ajouter d’autres participants au panier comme d’habitude.